Exemple de mail pour informer : 22 modèles par situation

Un bon exemple de mail pour informer tient en quatre éléments : un objet qui contient l'information, une première phrase qui la donne sans détour, ce que ça change pour le lecteur, et ce qu'il doit faire, même si la réponse est « rien ». Tout le reste est facultatif. Le piège classique du mail d'information est de garder l'essentiel pour le troisième paragraphe, que la moitié des lecteurs n'atteindront pas.

Voici la structure, les formules d'introduction qui marchent, puis vingt-deux modèles de mail prêts à adapter, classés par situation : informer un client, envoyer un document, signaler un problème, annoncer un changement d'adresse mail, prévenir une équipe ou un fournisseur.

La structure d'un mail d'information

Si ton lecteur ne lit que l'objet, il doit déjà savoir l'essentiel. S'il lit la première phrase, il doit savoir quoi faire. Le détail de la rédaction de l'objet est dans rédiger un objet d'email.

Pour aller plus loin : la méthode de prospection LinkedIn.

Les formules pour commencer un mail d'information

« Je vous informe que » est correct, un peu administratif. « Par ce mail, je vous informe que » ou « ce mail pour vous informer que » ajoutent des mots sans ajouter de sens : le lecteur sait qu'il lit un mail. Selon le ton voulu, tu peux écrire :

• Formel : « Nous vous informons que… », « Nous tenons à vous informer de… », « Veuillez noter que… ».
• Neutre : « Petite information pratique : … », « Pour votre information, … », « Bonne nouvelle : … ».
• Direct : commencer par l'information elle-même. « Nos tarifs évoluent au 1er janvier. » Souvent, c'est le meilleur choix.
• Pour un problème : « Je préfère vous prévenir tout de suite : … », « Un incident a touché… ».

Les modèles qui suivent sont au vouvoiement, l'usage en contexte professionnel. Remplace les crochets et supprime les phrases qui ne s'appliquent pas.

Exemples de mail pour informer un client

Informer d'une évolution de tarif

Objet : Évolution de nos tarifs au [date]
Bonjour [Prénom], nos tarifs évolueront de [x %] à compter du [date], en raison de [raison concrète]. Les commandes passées et les devis signés avant cette date restent au tarif actuel. Si vous avez un projet en préparation, c'est le bon moment pour le lancer. Je reste disponible pour en parler.

Informer d'une nouvelle offre ou d'un nouveau service

Objet : Nouveau : [service] pour [bénéfice]
Bonjour [Prénom], à partir de ce mois-ci, nous proposons aussi [service]. Concrètement, cela permet de [bénéfice] sans [contrainte habituelle]. Vous m'aviez parlé de [besoin] lors de notre dernier projet : si c'est toujours d'actualité, je peux vous envoyer un exemple.

Informer d'une fermeture ou de congés

Objet : Fermeture du [date] au [date]
Bonjour, notre agence sera fermée du [date] au [date] inclus. Les demandes reçues pendant cette période seront traitées dès notre retour, le [date]. Pour un besoin urgent avant la fermeture, merci de nous écrire avant le [date]. Bonne fin de semaine.

Informer d'un retard de livraison

Objet : Votre commande [numéro] : nouvelle date de livraison le [date]
Bonjour [Prénom], votre commande [numéro] sera livrée le [date] au lieu du [date initiale], à cause de [raison]. Je suis désolé pour ce décalage. Si cette nouvelle date vous pose problème, dites-le-moi : je peux [solution : livraison partielle, autre produit, geste commercial].

Informer d'un changement d'interlocuteur

Objet : Votre nouvel interlocuteur à partir du [date]
Bonjour [Prénom], à partir du [date], [Nom], qui connaît déjà votre dossier, sera votre interlocuteur pour [périmètre]. Vous pouvez le joindre à [email] ou au [téléphone]. Je lui ai transmis l'historique de nos échanges, vous n'aurez rien à répéter.

Informer d'un déménagement ou d'une nouvelle adresse

Objet : Nous déménageons le [date]
Bonjour, à partir du [date], nos bureaux seront situés au [adresse]. Nos numéros et adresses mail ne changent pas. Pensez à mettre à jour l'adresse de facturation et de livraison dans vos fichiers.

Informer d'une maintenance ou d'une interruption de service

Objet : Maintenance prévue le [date] de [heure] à [heure]
Bonjour, une maintenance aura lieu le [date] de [heure] à [heure]. Pendant ce créneau, [service] sera indisponible. Aucune action n'est nécessaire de votre côté, vos données restent intactes.

Pour les changements qui risquent de faire partir des clients, comme une hausse importante ou une réorganisation, la méthode complète est dans l'article sur le mail d'annonce de changement.

Exemples de mail pour envoyer un document

Envoyer un devis

Objet : Devis [projet], valable jusqu'au [date]
Bonjour [Prénom], vous trouverez ci-joint le devis pour [projet], établi d'après notre échange du [date]. Il comprend [points clés]. Il est valable jusqu'au [date]. Si un point ne correspond pas à ce que vous aviez en tête, dites-le-moi et je l'ajuste.

Envoyer une facture

Objet : Facture [numéro], [projet]
Bonjour [Prénom], vous trouverez ci-joint la facture [numéro] d'un montant de [montant] pour [prestation], payable avant le [date] par virement. Merci encore pour ce projet.

Envoyer un compte rendu

Objet : Compte rendu de la réunion du [date]
Bonjour à tous, voici le compte rendu de notre réunion du [date]. En résumé : [décision 1], [décision 2]. Les prochaines étapes et leurs responsables sont en fin de document. Merci de me signaler toute correction d'ici [date].

Envoyer un document demandé

Objet : [Document] demandé pour [dossier]
Bonjour [Prénom], comme convenu, je vous envoie [document] pour [dossier]. Dites-moi s'il vous manque autre chose pour avancer.

Une règle simple évite le mail de rattrapage « avec la pièce jointe, c'est mieux » : joins le fichier avant d'écrire le texte. Et nomme-le clairement, par exemple « Devis_Refonte_Dupont_mars.pdf » plutôt que « scan001.pdf ».

Exemples de mail pour informer d'un problème

Signaler une erreur de ta part

Objet : Erreur sur la facture [numéro], version corrigée jointe
Bonjour [Prénom], la facture [numéro] envoyée hier contenait une erreur sur [élément]. Vous trouverez ci-joint la version corrigée, qui remplace la précédente. Toutes mes excuses pour ce contretemps.

Informer d'un incident

Objet : Incident sur [service] le [date] : ce qui s'est passé
Bonjour, le [date] entre [heure] et [heure], [service] a été indisponible à cause de [cause]. Le problème est résolu depuis [heure]. [Conséquence pour le client, ou « Aucune donnée n'a été perdue. »] Nous avons mis en place [mesure] pour éviter que cela se reproduise.

Prévenir d'un risque avant qu'il arrive

Objet : Livraison du [date] : un point d'attention
Bonjour [Prénom], je préfère vous prévenir tout de suite : [problème] pourrait décaler la livraison de quelques jours. Je saurai d'ici [date] si le délai tient. Je vous écris dans tous les cas à cette date.

Prévenir tôt d'un problème renforce la confiance plus sûrement qu'un projet sans accroc. Un client découvre rarement un retard avec sérénité ; il l'accepte très bien quand il est annoncé avec une date et une solution.

Message de changement d'adresse mail

C'est une des demandes les plus fréquentes. Il faut en général deux messages : un mail envoyé à tes contacts depuis la nouvelle adresse, et une réponse automatique sur l'ancienne.

Le mail à tes contacts professionnels

Objet : Ma nouvelle adresse mail à partir du [date]
Bonjour, à partir du [date], merci de m'écrire à [nouvelle adresse]. L'ancienne adresse restera active jusqu'au [date], puis ne sera plus consultée. Pensez à mettre à jour votre carnet d'adresses. Mes autres coordonnées ne changent pas.

La réponse automatique sur l'ancienne adresse

Bonjour, cette adresse n'est plus consultée depuis le [date]. Merci de renvoyer votre message à [nouvelle adresse], où je vous répondrai rapidement.

La version courte pour des contacts proches

Bonjour à tous, je change d'adresse mail : vous pouvez désormais m'écrire à [nouvelle adresse]. L'ancienne fonctionne encore quelques semaines, mais autant prendre l'habitude tout de suite. Merci !

Pense aussi aux comptes rattachés à l'ancienne adresse : banque, outils, réseaux sociaux. Pour LinkedIn, la procédure est dans changer l'adresse mail de son compte LinkedIn.

Exemples de mail d'information en interne

Informer l'équipe d'une nouvelle procédure

Objet : À partir du [date] : les notes de frais passent par [outil]
Bonjour à tous, à partir du [date], les notes de frais se déclarent dans [outil] et non plus par mail. Le mode d'emploi tient en une page, il est en pièce jointe. Les notes envoyées par mail après cette date seront renvoyées vers l'outil.

Annoncer l'arrivée d'un collaborateur

Objet : [Prénom Nom] rejoint l'équipe [service] le [date]
Bonjour à tous, [Prénom] arrive le [date] au poste de [poste]. Il ou elle s'occupera de [périmètre]. N'hésitez pas à passer le saluer, et à l'inviter à vos réunions sur [sujet].

Informer son responsable d'une absence

Objet : Absence le [date]
Bonjour [Prénom], je serai absent le [date] pour [raison, si tu veux la donner]. [Collègue] prend le relais sur [dossier], et j'ai avancé [tâche] pour qu'il n'y ait pas de retard.

Exemple de mail pour informer un fournisseur ou un partenaire

Objet : Changement de nos coordonnées de facturation au [date]
Bonjour, à compter du [date], merci d'adresser vos factures à [entité, adresse, email]. Les factures reçues à l'ancienne adresse après cette date risquent d'être traitées en retard. Je vous remercie de mettre à jour votre fichier.

Objet : Report de notre commande prévue le [date]
Bonjour [Prénom], nous devons reporter la commande prévue le [date] au [nouvelle date], en raison de [raison]. Les quantités restent identiques. Pouvez-vous me confirmer que ce décalage vous convient ?

Les erreurs qui rendent un mail d'information inutile

La dernière erreur a une conséquence au-delà du style : envoyer un mail à plusieurs clients avec toutes les adresses visibles expose leurs coordonnées les uns aux autres. Utilise la copie cachée, ou un outil d'envoi.

Après le mail d'information

Un mail d'information n'attend en principe pas de réponse. Quand il en attend une, une confirmation, un choix, un document, et qu'elle ne vient pas, la relance obéit à d'autres règles, détaillées dans « je me permets de vous relancer » et les modèles de relance. Pour finir un mail sans tomber dans les formules toutes faites, l'article sur « dans l'attente de votre retour » propose des alternatives.

Certains mails d'information servent aussi à vendre, comme l'annonce d'une nouvelle offre à d'anciens clients. Dans ce cas, le texte gagne à être relu comme un message de prospection : l'outil Analyseur de message de prospection le note et repère ce qui le rend facile à ignorer. Et si tu veux trouver de nouveaux clients au lieu d'informer ceux que tu as, c'est le travail de Makelead sur LinkedIn et X.